Brecht Warnez & Peter Vanmechelen aan het woord over slim subsidies vinden voor jouw beleidsdoelstellingen

Valerie De Groodt: Brecht, jij bent zowel Vlaams parlementslid, als ook schepen van Wingene. Hoe kijk jij op Vlaams vlak naar subsidies?

Brecht Warnez: Vanuit Vlaanderen zijn subsidies voor mij een ideale manier om bepaalde doelstellingen te realiseren, vooral op het vlak van innovatie. Als we als Vlaamse overheid iets willen versnellen bij lokale besturen, dan moeten we daar subsidies voor voorzien. Een mooi voorbeeld vind ik het project “Gemeentehuis van de toekomst”, voorheen “Gemeente zonder gemeentehuis” – een ongelukkige naam, want ik hoop dat er nooit gemeenten zonder gemeentehuis bestaan. Dankzij dat project hebben we digitalisering versneld. In Wingene hebben we bijvoorbeeld 500.000 euro gekregen voor het project Family ProEf.

Valerie De Groodt: Wat hield dat in?

Brecht Warnez: Zoals in veel gemeenten moest je bij ons een formulier invullen om een geboortepremie aan te vragen, wat absurd is. De gemeente weet immers al dat je kind geboren is, want je geeft dat aan. Wat we niet weten is je sociale toestand of rekeningnummer – gegevens die Vlaanderen wél heeft, via het groeipakket. Data uitwisselen mag niet zomaar, maar koppelen mag wél. Dankzij dit project krijgen kinderen in Wingene nu automatisch een geboortepremie. Het project is intussen uitgerold in meer dan vijftig andere gemeenten, waar kinderen bijvoorbeeld automatisch luiers of gezonde maaltijden op school ontvangen – zonder aanvraag. Voor zulke innovaties zijn subsidies essentieel.

Valerie De Groodt: Vanuit Vlaanderen komen er ongeveer twee miljard euro aan subsidies naar de lokale besturen. Heel interessant om projecten te verwezenlijken. Maar er wordt wel een keer geklaagd over de grote werklast en de rapportage dat daar soms bij komt. Hoe kijk jij daarnaar?

Brecht Warnez: Ik begrijp de klachten daarover volledig. In het algemeen vind ik dat er te veel projectsubsidies zijn in Vlaanderen. Er gaat vijf à zes miljard naar gemeenten, waarvan ruim twee miljard naar projectsubsidies. De rest komt via autonomie (zoals het gemeentefonds). Mijn persoonlijke mening? De helft van de projectsubsidies kunnen we schrappen en gewoon via autonomie aan gemeenten geven. Hoe minder ambtenaren met rapporten bezig zijn, hoe meer tijd ze hebben voor burgers.

Een voorbeeld uit de media: de subsidie voor gezonde maaltijden. Daar is bewust gekozen voor eenvoud: geen rapportage, geen planlast. Gemeenten geven het aantal kinderen door, dienen hun project in, en krijgen een vast bedrag per kind. Dat is volgens mij de toekomst van subsidies.

Valerie De Groodt: Laten we dan een keer naar de kant van de gemeente gaan kijken. Die kant ken jij ook heel goed, want jij bent schepen in Wingene. Als je vanuit je lokale bril kijkt, hoe belangrijk zijn die subsidies voor jullie als lokaal bestuur?

Brecht Warnez: Heel belangrijk. Wingene telt 20.000 inwoners – niet groot, maar ook niet superklein. In kleinere gemeenten hebben we geen ‘subsidiologen’ in dienst, zoals grotere steden. Daarom bekijk ik – en andere collega’s – wekelijks de mails van Subsidiemanager om te zien welke oproepen passen bij ons beleid. Soms zijn er dingen die ik in de toekomst meeneem, die sla ik dan op als favoriet. Dankzij een subsidie kan je gewoon méér doen.

Een voorbeeld: we hebben een monumentale vredesboom uit 1918, maar die is ziek. Er is een onthardingssubsidie van 25.000 euro, maar ook de subsidie “Natuur in je Buurt” die tot 75% van de kosten dekt, met een maximum van 100.000 euro. Dus zullen  we twee scenario’s voorleggen aan het college: met of zonder projectsubsidie. Dankzij de subsidie kunnen we meer doen met hetzelfde gemeentelijke geld: meer ontharding, meer natuur, meer ontmoeting.

Valerie De Groodt: Subsidiematcher wordt binnenkort gelanceerd, waarmee je het meerjarenplan van je lokaal bestuur kan matchen met subsidieoproepen. Hoe kijk je naar dergelijke ontwikkeling in Subsidiemanager?

Brecht Warnez: Ik ben benieuwd! Ik geloof sterk in AI, al zal menselijk denken altijd nodig zijn. Wat ik vandaag manueel doe – nieuwsbrieven lezen, subsidieoproepen scannen – zou met zo’n tool geautomatiseerd kunnen worden. Als ik automatisch een melding krijg dat een subsidie overeenkomt met een geplande investering uit ons meerjarenplan, dan helpt dat enorm.

Valerie De Groodt: Houden jullie al rekening met subsidies bij het opstellen van het meerjarenplan?

Brecht Warnez: Voor subsidies houden we in het plan enkel rekening als we er al 100% zeker van zijn. Voor projectsubsidies is dat zelden zo. We houden dus bewust marge in projecten, zodat we ze kunnen uitbreiden als er subsidies bijkomen. Een voorbeeld: voor bovenlokale sportinfrastructuur hebben we 100.000 euro begroot. We hebben een subsidie aangevraagd en als die binnenkomt, doen we meer met hetzelfde gemeentelijke budget.

Valerie De Groodt: Heb je nog tips voor andere lokale besturen die net zoals jij veel met subsidies bezig zijn?

Brecht Warnez: Zeker. Het is belangrijk om een “subsidiereflex” te ontwikkelen. Elke keer als er een project start, moet je nadenken: bestaat er een subsidie voor? Het nadeel is misschien dat je veel planlast hebt maar het voordeel is wel dat je er ook veel hebt. Zelfs voor projecten waar je het niet onmiddellijk verwacht, is er een subsidie. Gebruik tools zoals Subsidiemanager om dat na te gaan. Het kost je twee minuten, maar het kan een wereld van verschil maken.

 

Valerie De Groodt: Laten we even terugkeren in de tijd. Willem is product manager van Subsidiemanager bij Vanden Broele. Willem, hoe is het idee van Subsidiematcher ontstaan?

Willem Allemeersch: Met Subsidiemanager proberen we voortdurend het werk van lokale besturen eenvoudiger en efficiënter te maken. AI biedt daarin veel mogelijkheden, maar moet wel échte meerwaarde leveren. Begin vorig jaar hebben we daarom vijftien één-op-één-gesprekken gevoerd met klanten om te polsen welke AI-oplossingen relevant zouden zijn. Unaniem kwam naar voren dat een koppeling tussen het meerjarenplan en onze bestaande subsidiedatabank een grote hulp zou zijn. Zo is het idee van Subsidiematcher ontstaan.

Valerie De Groodt: Peter, jij was betrokken als klankbord. Hoe keek je aanvankelijk naar het project?

Peter Vanmechelen: In het begin met ongeloof, eerlijk gezegd. Maar gaandeweg bleek het veelbelovender dan gedacht. Jouw collega’s zijn toen ook effectief naar Zoutleeuw gekomen, we hebben samen ons meerjarenplan doorgenomen en bekeken hoe de XML-bestanden uit onze rapportering konden worden gebruikt om automatische matches te maken.

Valerie De Groodt: En werkte dat effectief?

Peter Vanmechelen: We kregen een eerste versie in de vorm van een tekstbestand met duizend lijnen. Niet bepaald sexy qua vormgeving, maar de inhoud was verrassend accuraat. We hebben in ons meerjarenplan meer dan 300 acties en bij zo’n 70 à 75% vonden we een correcte match met een subsidie. Dat was indrukwekkend. Natuurlijk zaten er ook fouten tussen, maar dat hoort bij de leercurve van AI. Intussen zijn die ‘kinderziektes’ er uit.

Valerie De Groodt: Wat vond je sterk aan de tool?

Peter Vanmechelen: Een van de sterkste punten vond ik het matchingspercentage dat wordt weergegeven: je ziet meteen hoe goed een subsidie past bij een bepaalde actie. Ook al komt de match maar 75% procent overeen met de actie, er wordt altijd een match getoond en dat vind ik een goede insteek. Dat helpt bij het beoordelen van de relevantie. Bovendien ontdekten we via een ‘mismatch’ zelfs een subsidie die we konden gebruiken voor een ander project – namelijk het vergroenen van een speelplaats. Dus ook onbedoelde matches kunnen waardevol zijn. Ik ging van ongeloof naar grote verbazing.

 

Valerie De Groodt: Willem, hoe is het verder gegaan na die eerste test?

Willem Allemeersch: In oktober hebben we samen met onze IT’ers deelgenomen aan de hackathon van Digitaal Vlaanderen en Vlajo. Tijdens een driedaagse in Zaventem hebben we de theorie omgezet in praktijk, met de concrete data van Zoutleeuw. De feedback van Peter was daarbij goud waard. Het leverde ons een proof of concept op dat intussen stevig is uitgewerkt.

Valerie De Groodt: Peter, jullie werken al langer met Subsidiemanager. Waarom zijn jullie ermee gestart?

Peter Vanmechelen: We merkten dat er binnen verschillende diensten anders werd gewerkt rond subsidies. Met Subsidiemanager konden we dat stroomlijnen: één tool voor het hele bestuur voor opvolging en rapportering. Takenverdeling en deadlinebewaking is hierbij een meerwaarde. Zeker dat laatste is belangrijk: als je de verantwoordingsstukken van een subsidiedossier te laat indient, ben je alles kwijt.

Valerie De Groodt: Als financieel directeur bekijk je subsidies ongetwijfeld door een specifieke bril. Wat zijn voor jou de belangrijkste parameters bij het al dan niet intekenen op een subsidie?

Peter Vanmechelen: Ja, absoluut. Vanuit mijn pet als financieel directeur kijk ik altijd eerst naar de relevantie en meerwaarde van een subsidie. Een belangrijke vraag is: kunnen we hiermee écht iets betekenen voor onze gemeente? Daarnaast weeg ik ook de taaklast af – is het behapbaar of niet? En wat vaak vergeten wordt: kunnen we bepaalde personeelskosten, die we sowieso al hebben en die al als uitgaven ingeschreven staan in ons meerjarenplan, inbrengen in de subsidieaanvraag? Neem nu een subsidie waarbij je 70% cofinanciering krijgt – dat is gigantisch hoog voor een lokaal bestuur. Als je daar ook je bestaande personeelskosten in kan onderbrengen, dan wordt dat ineens veel haalbaarder. Dan kan je daar echt ernstig over nadenken. En die afwegingen worden veel makkelijker als je de juiste info hebt. In de subsidiefiches van Subsidiemanager vind je die parameters terug. Dat is voor mij een enorme meerwaarde. Zo beslis je niet zomaar op basis van een ingeving van een schepen die zegt: “we gaan dit doen.” Nee, je bekijkt het onderbouwd en doelgericht.

Valerie De Groodt: Laten we het ook even hebben over het meerjarenplan. Waar staan jullie in Zoutleeuw op dit moment?

Peter Vanmechelen: Het meerjarenplan is inderdaad een stevig project – voor elke gemeente, ook voor kleinere zoals de onze. We hebben ook een woonzorgcentrum met 68 bedden, en dat brengt vanzelfsprekend veel financiële inspanningen met zich mee. We zijn daarom vrij vroeg gestart, al in mei vorig jaar.

We hebben een intensief traject doorlopen. Er is gewerkt met verschillende teams: het managementteam (MAT), het college, en regelmatig ook in vergaderingen waar diensthoofden bij betrokken waren. We zijn gestart met het formuleren van beleidsuitdagingen – zowel vanuit de diensten, het bestuur als het MAT. We hebben toen echt breed durven denken, zonder oogkleppen. In samenwerking met een externe partner zijn we data beginnen verzamelen rond die beleidsuitdagingen. Dat heeft geleid tot een inspiratienota. Intussen hebben we zes grote beleidsdoelstellingen gedefinieerd – die omvatten alles wat we willen realiseren. Vorige maand zijn die vertaald in dertien actieplannen. Daarna gaan we samen met het college en de diensthoofden de bijhorende acties finaliseren. Dan staat onze volledige doelstellingenboom op punt. Vervolgens kunnen we beginnen met het cijferwerk.

Handig aan Subsidiematcher is dat we onze doelstellingenboom nu al kunnen inbrengen in de software. Je hoeft niet te wachten tot het meerjarenplan volledig goedgekeurd is. Je kan perfect werken met een ontwerpversie waarin alle beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties vervat zitten. Die kan je dan al loslaten op Subsidiematcher. Zo zie je meteen of er subsidies beschikbaar zijn voor de zaken die we van plan zijn, en dat maakt het werk van iedereen net iets gemakkelijker.

Valerie De Groodt: Ik kan me voorstellen dat er een aantal mensen op dit moment bezig zijn met hun meerjarenplan en interesse hebben om met Subsidiematcher te werken. Heb je enkele tips die je hen kan meegeven om rekening mee te houden bij het opstellen van het meerjarenplan?

Peter Vanmechelen: Mijn belangrijkste tip: wees concreet. In de software die wij gebruiken zijn er velden voorzien voor uitgebreide omschrijvingen van beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties. Vul die zo duidelijk en gedetailleerd mogelijk in. Hoe concreter de omschrijving, hoe beter de matching. En hou het beheersbaar: wij zijn van 18 doelstellingen en 313 acties teruggegaan naar 6 doelstellingen en 50 à 60 acties. Dat is overzichtelijk én beter te matchen.

AI biedt uiteraard ondersteuning, maar er is altijd nog een manuele tussenkomst van mensen nodig. Wie die inspanning aan het begin van de beleidsperiode levert, wint zes jaar lang tijd en efficiëntie.

 

Valerie De Groodt: Bedankt Brecht en Peter voor dit interview. Jullie bijdrage is zeer waardevol voor ons, maar ook voor collega-besturen. We nemen de tips mee!