Eén jaar Subsidiematcher: de cijfers

Een jaar geleden lanceerden we Subsidiematcher, de AI-uitbreiding op Subsidiemanager die automatisch subsidies koppelt aan acties uit het meerjarenplan. Tijd voor een terugblik!

De aanleiding: tussen droom en daad

Elk lokaal bestuur kent het patroon. Het meerjarenplan ligt zorgvuldig op tafel: beleidsdoelstellingen scherp gekozen, actieplannen uitgewerkt, middelen begroot. En dan duikt onvermijdelijk de vraag op: welke subsidies kunnen ons hierbij helpen? Het antwoord vinden kost vandaag nog vaak weken speurwerk in een gefragmenteerd subsidielandschap. Subsidies blijven liggen, niet omdat ze niet bestaan, maar omdat niemand de tijd heeft om ze allemaal door te ploegen.

Vanuit die vaststelling startten we een jaar geleden met Subsidiematcher. Het idee was simpel. Laat AI doen waar AI goed in is: patronen herkennen tussen tekstuele beschrijvingen en geef lokale besturen de tijd terug om strategisch werk te doen.

Hoe het werkt

De flow is bewust eenvoudig gehouden. Een gebruiker laadt zijn meerjarenplan op in Subsidiemanager. De AI-tool screent vervolgens de actuele subsidiedatabank en koppelt elke actie aan beschikbare oproepen. Het resultaat is een overzicht per actie, gerangschikt op relevantie, met indicatie van bedragen en geschatte werklast om het dossier in te dienen.

Een mooie bijvangst: nieuwe subsidieoproepen die nadien aan Subsidiemanager worden toegevoegd, worden automatisch tegen het reeds geüploade meerjarenplan gehouden. Eén keer opladen volstaat dus. Wanneer je e-mails ontvangt van nieuwe subsidies wordt ook daarin weergegeven met welke nieuwe subsidies er een match is met het meerjarenplan.

De cijfers na een jaar

52 organisaties maken vandaag actief gebruik van Subsidiematcher bovenop hun bestaande Subsidiemanager-licentie. De adoptie is opvallend evenwichtig gespreid over Vlaanderen:

• West-Vlaanderen: 8
• Oost-Vlaanderen: 8
• Vlaams-Brabant: 12
• Antwerpen: 15
• Limburg: 9

Eén cijfer springt er bovenuit: gemiddeld 40 matches per bestuur. Dat zijn 40 concrete subsidiepistes mét een concrete link naar het meerjarenplan die door de tool worden voorgelegd aan lokale besturen, pistes die zonder Subsidiematcher in veel gevallen niet of pas veel later in beeld zouden komen. Bij een gemiddeld bestuur betekent dat tientallen uren manueel zoekwerk dat verschuift naar het écht beoordelen, prioriteren en indienen van dossiers.

Subsidiematcher is bewust ontworpen als uitbreiding op Subsidiemanager en niet als losstaand product. De AI bouwt voort op de subsidiedatabank en de werkflows die in Subsidiemanager al aanwezig zijn. Voor onze klanten betekent dat: geen tweede tool om aan te leren, geen aparte inlog, geen dubbele administratie. Lokale besturen blijven werken in dezelfde omgeving die ze kennen en Subsidiematcher voegt er een laag intelligentie aan toe.

Wat we leerden

Drie inzichten domineren na een jaar werking:

1. Hoe gedetailleerder een actie in het meerjarenplan beschreven staat, hoe scherper de matches. Een actie als "organiseren van buurtfeesten" levert relevante resultaten op, maar een uitgewerkte actiebeschrijving met doelgroep, partners, communicatiekanalen en doelstellingen levert significant meer en betere matches. Denk je dat jouw meerjarenplan niet gedetailleerd genoeg is? Geen nood! Wij kunnen jouw meerjarenplan aanpassen om gerichter te zoeken zodat ook jij de beste resultaten krijgt.
2. Subsidiematcher loont op elk moment in de beleidscyclus. Tijdens de opmaak of aanpassing van het meerjarenplan helpt de tool om keuzes meteen af te stemmen op beschikbare financiering. Maar ook tijdens de uitvoering blijft Subsidiematcher even waardevol: subsidiekanalen evolueren voortdurend, meerjarenplannen worden bijgestuurd en nieuwe projecten dienen zich aan. Wie vandaag instapt, ontdekt onmiddellijk extra financieringskansen voor lopend beleid én bouwt expertise op die zich uitbetaalt bij elke volgende planningsronde.
3. Vertrouwen in AI groeit met transparantie. Door bij elke match relevantie, bedrag en werklast expliciet te tonen, blijft de medewerker in de regie. De AI suggereert, de mens beslist.

Van inzichten naar praktijk

Naast de inzichten hierboven verzamelden we eerder ook praktische tips voor besturen die met Subsidiematcher aan de slag gaan. In het artikel Lessons learned met Subsidiematcher lees je hoe je de tool strategisch inzet, de opstart projectmatig aanpakt en het overzicht bewaart wanneer er tientallen subsidiekansen op tafel komen. Een aanrader voor wie het maximum uit Subsidiematcher wil halen.

Vooruitblik

Een jaar Subsidiematcher is voor ons een eerste hoofdstuk, geen eindpunt. We blijven werken aan rijkere matchingcriteria, aan integratie met projectmatig werken en aan user cases binnen aanverwante domeinen.

Subsidiematcher evolueert steeds mee met de noden van haar gebruikers. Op basis van feedback van besturen werden het voorbije jaar verschillende verbeteringen doorgevoerd:

• Match zichtbaar in de automatische e-mailmeldingen van nieuwe subsidies. Gebruikers zien in één oogopslag welke nieuwe subsidiekansen aansluiten bij hun meerjarenplan.
• Zoeken op concrete acties. Naast zoeken op beleidsdoelstellingen kunnen besturen nu ook gerichter zoeken op specifieke acties uit hun meerjarenplan. Zo wordt de link tussen beleid en financiering nog directer.
• Notities toevoegen aan een subsidiefiche. Collega's kunnen onderling informatie, afspraken of opvolgpunten rechtstreeks delen bij een subsidiefiche. Handig voor wie in team werkt aan dossiers.
• Weergave van de indicatiescore. De matchscore (uitstekend, zeer goed, goed) geeft snel weer hoe sterk een subsidie aansluit op een actieplan, wat helpt om prioriteiten te stellen.

Deze aanpassingen tonen dat Subsidiematcher meegroeit met de praktijk van lokale besturen. En daar stopt het niet: we blijven actief luisteren naar de feedback van onze gebruikers en gebruiken hun input om de tool verder te verbeteren. Heb je zelf een suggestie of mis je een functionaliteit? Laat het ons weten want jouw ervaring helpt Subsidiematcher elke dag beter te worden!

Aan de 52 organisaties die het afgelopen jaar mee de schouders onder Subsidiematcher zetten: bedankt voor het vertrouwen, de feedback en de matches. Op naar het volgende hoofdstuk!

Liever eerst zelf de tool zien werken?

Vraag hieronder een vrijblijvende demo aan. We tonen je hoe Subsidiematcher jouw meerjarenplan koppelt aan beschikbare financiering.