18/07/2025 - Peter Vanmechelen, financieel directeur Zoutleeuw

Hoe omgaan met mogelijke inkomsten uit subsidies in het meerjarenplan?

Artikel

Het opstellen van een nieuw meerjarenplan is voor lokale besturen altijd een uitdagende taak, zeker wanneer het gaat om de verwerking van mogelijke subsidie-inkomsten. Specifieke subsidies zijn vaak een cruciale bron van financiering voor verschillende initiatieven, maar de onzekerheid rondom de toekenning kan de begrotingsplanning compliceren. De keuze over wanneer en hoe subsidies in het meerjarenplan op te nemen heeft invloed op de financiële indicatoren, zoals de autofinancieringsmarge (AFM) en het Beschikbaar Budgettair Resultaat (BBR).

Er zijn twee primaire benaderingen voor het verwerken van specifieke subsidies in het meerjarenplan: subsidie vooraf inschrijven als ontvangst en subsidie pas inschrijven bij zekerheid. Beide benaderingen hebben hun eigen voor- en nadelen, en de keuze voor een bepaalde benadering hangt af van verschillende factoren, waaronder de mate van zekerheid over de toekenning van de subsidie en de impact op de begroting en de financiële indicatoren.

Subsidie vooraf als ontvangst inschrijven

Wanneer er een redelijke mate van zekerheid bestaat over de toekenning van een subsidie, kan een lokaal bestuur ervoor kiezen om de verwachte subsidie en de bijbehorende uitgaven al op te nemen in het meerjarenplan. Dit betekent dat zowel de uitgave (bijvoorbeeld 10.000 euro) als de verwachte subsidie (bijvoorbeeld 6.000 euro) in de begroting worden opgenomen, waardoor de netto kost van het project wordt verlaagd tot 4.000 euro.

Voordelen:

Realistische begroting: De begroting weerspiegelt de verwachte realiteit van het project, aangezien de subsidie al wordt meegenomen.
Verbeterd inzicht in de werkelijke kosten: De netto kost van het project wordt nauwkeuriger weergegeven, wat een beter inzicht geeft in de werkelijke impact van projecten op de gemeentelijke financiën.
Betere financiële planning: De integratie van de subsidie kan helpen bij een meer gefundeerde en nauwkeurige planning van de beschikbare middelen.

Nadelen:

Risico op onzekerheid: Als de subsidie uiteindelijk niet wordt toegekend én daarenboven het project toch wordt uitgevoerd, kan dit een negatieve invloed hebben op de begroting en de uiteindelijke resultaten. Dit kan de autofinancieringsmarge (AFM) en het Beschikbaar Budgettair Resultaat (BBR) nadelig beïnvloeden, aangezien de begroting mogelijk te optimistisch is en een onjuiste weergave geeft van de werkelijke inkomsten.
Mogelijke begrotingsverschuivingen: Als de subsidie niet wordt ontvangen, moeten er mogelijk andere begrotingsposten worden herzien om het verlies te dekken.

Subsidie pas inschrijven bij zekerheid

Een alternatieve benadering is om subsidies pas op te nemen in het meerjarenplan wanneer de toekenning daadwerkelijk zeker is, bijvoorbeeld nadat de aanvraag is goedgekeurd of de fondsen zijn ontvangen. In dit geval wordt alleen de uitgave van 10.000 euro opgenomen, en de subsidie wordt pas ingeschreven in het MJP wanneer er zekerheid is over de ontvangst.

Voordelen:

Geen onzekerheid over de begroting: De begroting blijft conservatief en neemt geen risico's door inkomsten op te nemen die nog onzeker zijn. Dit voorkomt dat de begroting te positief wordt, wat de AFM en BBR tijdelijk kan verbeteren, terwijl het risico op onjuiste begrotingen wordt vermeden.
Beveiliging van de financiële situatie: Het vermijden van de opname van een onzekere subsidie zorgt ervoor dat er geen verkeerde verwachtingen worden gewekt over de financiële situatie van het lokaal bestuur.

Nadelen:

Hogere initiële kosten: Doordat de subsidie pas later wordt ingeschreven, lijken de kosten van het project aanvankelijk hoger. Dit kan een vertekend beeld geven van de werkelijke financiële belasting van het project. Dit kan leiden tot hogere initiële kosten voor het bestuur, wat invloed kan hebben op de begrotingsbeslissingen. Bijgevolg kunnen andere projecten of uitgaven mogelijk moeten worden uitgesteld of vertraagd om deze hogere initiële kosten te dekken. Het kan ook betekenen dat er meer middelen moeten worden gereserveerd om het project te kunnen financieren totdat de subsidie daadwerkelijk is ontvangen.
Verlies van volledigheid: Het niet opnemen van de subsidie kan leiden tot een verlies van volledigheid in de begroting, vooral als het een aanzienlijke bijdrage is aan de financiering van het project. Hierdoor kunnen andere stakeholders mogelijk geen volledig inzicht krijgen in de werkelijke kosten en financiering.

Impact op de Autofinancieringsmarge (AFM) en het Beschikbaar Budgettair Resultaat (BBR)

De keuze om subsidies wel of niet in te boeken, heeft directe gevolgen voor twee belangrijke financiële indicatoren: de autofinancieringsmarge (AFM) en het Beschikbaar Budgettair Resultaat (BBR).

Wanneer de subsidie niet wordt ingeschreven: De volledige uitgave van het project wordt opgenomen, wat de AFM en het BBR negatief beïnvloedt. De verwachte financiering door de subsidie wordt niet meegenomen, wat betekent dat de gemeente zelf de volledige kosten moet dragen. Dit kan resulteren in een verslechtering van de financiële indicatoren, aangezien het een zwaardere belasting op de gemeentelijke middelen plaatst.
Wanneer de subsidie wel wordt ingeschreven: Als de subsidie wordt ingeschreven en uiteindelijk wordt ontvangen, verbeteren de AFM en BBR, omdat de inkomsten uit de subsidie de netto kosten van het project verlagen. Dit heeft een positief effect op de financiële positie van de gemeente. Het effect is echter pas zichtbaar als de subsidie daadwerkelijk wordt toegekend, wat de noodzaak benadrukt om voorzichtig te zijn bij het boeken van deze inkomsten.

Aangezien de BBC boekhouding gevoerd wordt op transactiebasis zal de specifieke subsidie worden toegerekend (geboekt in de jaarrekening) op het moment dat de gekoppelde transactie ook effectief plaatsvindt. Dit is het moment dat aan alle voorwaarden wordt voldaan voor het verkrijgen van de subsidie.

Historiek van subsidieaanvragen en realisatiegraad belangrijk aandachtspunt

De keuze om subsidies vooraf in te boeken in het meerjarenplan hangt sterk af van de historische ervaring van de gemeente met subsidies. Als de gemeente in het verleden vaak succesvol subsidies heeft verkregen, kan het gerechtvaardigd zijn om deze al op te nemen. Dit maakt de begroting realistischer en biedt een beter inzicht in de financiële situatie, wat de AFM en BBR ten goede komt.

Als de subsidies echter vaak onzeker zijn of moeilijk te verkrijgen, is het verstandiger om te wachten met inschrijven tot er meer zekerheid is. Het opnemen van onzekere subsidies kan de begroting te positief maken en de werkelijke kosten zwaar belasten.

Kortom, door de historische subsidieprestaties goed te analyseren, kan de financieel directeur beter inschatten welke benadering het beste past en de financiële risico’s beperken.

TIP: Deze analyse kan je doen aan de hand van de rapportage in Subsidiemanager. Daar vind je alle historische gegevens van al jouw subsidiedossiers.

Benieuwd welke subsidies aansluiten bij jouw meerjarenplan?

Ontdek Subsidiematcher, waar een slimme AI-search jouw meerjarenplan vergelijkt met een uitgebreide databank van beschikbare subsidies. Zo vind je snel de juiste match en bespaar je tijd bij het aanvragen van subsidies.

Naar Subsidiematcher

Benieuwd welke subsidies aansluiten bij jouw meerjarenplan?

Deel dit nieuwtje