Lessons learned met Subsidiematcher
De zomer luidde niet alleen het mooie weer in, maar ook de lancering van Subsidiematcher, een nieuwe online module van Subsidiemanager die de beleidsdoelstellingen van een lokaal bestuur koppelt aan subsidieoproepen.
Als klant deze uitbreiding genomen? Lees dan zeker onze top 3 aan tips hieronder. En schrijf je ook in voor het ‘Uitwisselingsmoment Lessons learned met Subsidiematcher’ op 15 december in de voormiddag. Dan brengen we deelnemers samen om ervaringen te delen, inzichten uit te wisselen en elkaar te inspireren. Een laagdrempelige en praktische manier om nog meer uit Subsidiematcher te halen.
1. Strategische meerwaarde: bepaal wat je wil bereiken met het gebruik van Subsidiematcher
Besturen die vooraf een duidelijk doel formuleren, halen het meeste uit Subsidiematcher. Gaat het om een snelle screening van het meerjarenplan? Of wil je met één beleidsdomein verdiepend aan de slag om tot concrete aanvragen te komen? Die keuzes bepalen niet alleen hoe je de tool gebruikt, maar ook wie je betrekt en welke afspraken je maakt over opvolging.
Een duidelijk startkader zorgt ervoor dat Subsidiematcher meer doet dan enkel subsidies tonen: het helpt om beleidsprioriteiten te koppelen aan middelen, draagvlak te creëren bij bestuursorganen en interne samenwerking te versterken.
2. Opstart gebruik Subsidiematcher = een project
De opstart van Subsidiematcher is een wijziging in je normale werking. Je kan dit dus perfect als een project zien en projectmatig aanpakken.
Dat betekent:
- Bepaal je doelstellingen, scope en start- en einddatum. Hoewel het gebruik van Subsidiematcher een continu iets is, is het goed om een einddatum te bepalen van je opstartfase. Tegen wanneer wil je uitgewerkt hebben hoe je met Subsidiematcher gaat werken en bv. al eens een 1ste screening doorlopen hebben?
- Stel een projectcoördinator aan en geef deze ook een mandaat. Bepaal tevens ook welke andere medewerkers betrokken worden en welke rol deze hebben. Screent één iemand alle matches? Of verdeel je per domein? Wie stuurt de groep aan? Wie voorziet communicatie naar schepenen, Managementteam of diensthoofden?
- Voorzie voldoende overlegmomenten om met de betrokkenen af te stemmen. Waar staan ze met de screening? Welke drempels ervaren ze? Welke interessante oproepen zijn er al uitgekomen? Intern kennis en ervaring uitwisselen zorgt ervoor dat men zich niet ‘alleen’ voelt en dat er samen sneller geleerd kan worden. Kleine regelmatige sessies werken beter dan één groot, lang overleg dat uitmondt in uitstelgedrag.
Ook communicatie is hierin belangrijk. Ga niet uit van de veronderstelling dat iedereen weet waarom de tool werd aangekocht. Neem de tijd om te duiden wat het doel is, waarom het waardevol is voor de organisatie en welke voordelen het biedt.
3. Bewaar het overzicht in de veelheid aan subsidies
De besturen die al aan de slag gingen met Subsidiematcher kregen vaak een lange lijst (tot wel 70) van subsidiekansen. Aangezien sommige subsidiekansen bij verschillende doelstellingen terugkomen, verschillende personen deze onderzoeken,… geraak je soms misschien het overzicht kwijt of is het niet evident om aan collega’s duidelijk te maken wat al wel of niet gescreend is.
Daarvoor deze tips:
- Een interessante subsidie? Duid deze dan zeker aan als ‘favoriet’, zo kan je deze snel terugvinden (bij de subsidiezoeker onder ‘favorieten’)
- Voorzie een communicatie-instrument, bv. tabel (of Excel) met daarin
- Beleidsdoelstelling
- Naam van de subsidie
- Analyse: interessant, mogelijks interessant, niet interessant
- Motivatie analyse (zodat je dit na enkele maanden ook nog weet, kan meedelen als deze nog eens naar boven komt)
- Ervaring met de subsidie: al aangevraagd, gekend, niet gekend
- Eventueel nog aangevuld met andere criteria uit jouw 5-minutenselectie
Zo wordt duidelijk waar de organisatie al op inzet en waar nog witruimte ligt.
Door dit overzicht centraal te bewaren, kunnen collega’s elkaars werk zien en wordt de tool ook een gespreksstarter en communicatiemiddel.
