Praktijkcase: van frustratie naar financiering: hoe Wervik subsidies strategisch inzet

Wervik had een ambitieus plan: een gloednieuw vrijetijdsgebouw van maar liefst 12 miljoen euro. Een prachtig project, maar er was één groot pijnpunt: er waren geen subsidies voor aangevraagd. De volledige investering zou op de schouders van de lokale belastingbetaler terechtkomen. Voor Mieck Vos, algemeen directeur van Wervik, was dit het signaal dat het roer om moest. Ze besloot de 'antisubsidiereflex' in haar organisatie te doorbreken en subsidies niet langer als een 'extraatje', maar als een strategische hefboom te gebruiken.

In dit interview deelt Mieck hoe Wervik de omslag maakte met behulp van de Subsidiemanager en een nieuwe interne visie.

Mieck, je begon in Wervik met een enorme investering waar geen euro subsidie tegenover stond. Waarom was de drempel voor medewerkers zo hoog?

"Toen ik 2,5 jaar geleden begon, merkte ik dat subsidies vaak werden gezien als 'on top of the work'. Onze organisatie is klein en de werkdruk is hoog; medewerkers hebben hun handen vol aan hun kerntaken. Bovendien heerste er een zekere angst door slechte ervaringen uit het verleden. Er was ooit een prachtig dossier geschreven voor 250.000 euro aan subsidies, maar het college besloot uiteindelijk om het project niet uit te voeren omdat het niet in de visie paste. Dat is voor een ambtenaar die daar bloed, zweet en tranen in heeft gestoken natuurlijk een enorme klap. Mensen zochten daardoor eerder naar redenen om het niet te doen dan om de kansen te grijpen."

Hoe heb je die negatieve spiraal weten te doorbreken?

"We zijn gestopt met 'zoeken om te zoeken'. In plaats daarvan zijn we eerst strategisch gaan nadenken: wat heeft Wervik echt nodig?. We hebben een koppeling gemaakt met ons meerjarenplan. Als we nu projecten afwegen in een conclaaf, kijken we of er subsidies beschikbaar zijn. Is dat het geval? Dan stijgt zo’n project automatisch in de ranking.

Daarnaast vieren we nu de kleine successen. Telkens als we een subsidie binnenhalen, ook al is het maar 10.000 of 20.000 euro, geven we de betrokkenen een grote pluim. Dat zorgt voor een cultuurverandering waarbij subsidies weer energie geven in plaats van frustratie."

Je hebt ook een structurele verandering doorgevoerd in het team financiën. Waarom was dat nodig?

"Het klassieke financiële team zat vaak op een eiland: ze zorgden dat de boekhouding klopte, maar stonden los van de beleidsprojecten. Dat werkte niet, want voor elk subsidiedossier heb je financiële expertise nodig over cofinanciering en budgetartikels.

We hebben daarom een financieel expert aangesteld die de brug slaat tussen de diensten en het managementteam. Deze persoon houdt de vinger aan de pols bij het nieuws en de beschikbare budgetten en koppelt dit direct aan de acties van onze teams. Hierdoor is financiën niet langer een controleur achteraf, maar een partner aan de start."

Wervik werkt nu ook met de 'Subsidiematcher', een tool die gebruikmaakt van AI. Wat is de grootste meerwaarde daarvan voor jullie?

"Het mooie aan de Subsidiematcher is dat we ons eigen meerjarenplan kunnen opladen. De tool koppelt onze specifieke beleidsdoelstellingen en actieplannen automatisch aan relevante subsidies. We krijgen wekelijks updates en zien meteen een gradatie: is er een 'uitstekende', 'goede' of 'redelijke' match?.

Dit bespaart ons enorm veel zoekwerk. Voorheen moesten medewerkers zelf door lijsten ploegen, nu krijgen ze proactief suggesties die echt hout snijden voor hun projecten. Zoals een projectoproep voor strategische projecten die perfect paste bij onze ambitie om van Wervik een 'mooie en nette plek' te maken. Het haalt de last van het zoeken weg, zodat wij ons kunnen focussen op de inhoud."

Kun je een concreet voorbeeld geven van een match die uit de tool kwam voor Wervik?

"Zeker. Naast grote bouwprojecten vonden we via de matcher bijvoorbeeld een projectoproep rond sociaal-emotionele vaardigheden voor kinderen en jongeren. De tool koppelde dit direct aan de actie 'kansen voor iedereen' uit het meerjarenplan. Door deze 'vooraankondiging' krijgt een team extra tijd om een dossier voor te bereiden, wat cruciaal is bij subsidies met een korte indieningstermijn."

Wat is jouw belangrijkste advies voor andere besturen die worstelen met hun subsidiebeleid?

"Durf keuzes te maken: choose your battles. Je hoeft niet op alles te springen. En wees ambitieus in je planning. We hebben voor de volgende legislatuur zelfs een strategisch project in het meerjarenplan gezet met 0 euro budget, maar met de expliciete afspraak dat we dit volledig via subsidies gaan financieren. Dat was een politiek risico, maar het college durfde het aan omdat we nu een systeem hebben dat werkt. Subsidies zijn geen toeval meer in Wervik, maar een bewuste keuze."