Projectmatig werken met Subsidiemanager & Subsidiematcher: zo pakt Grobbendonk het aan

Subsidies vinden, opvolgen en strategisch inzetten: voor veel lokale besturen is dat een uitdaging. Waar de subsidiewerking vroeger vaak versnipperd verliep, met kennis verspreid over verschillende medewerkers en subsidies die soms gewoon onder de radar bleven, koos de gemeente Grobbendonk voor een gestructureerde aanpak. Met Subsidiemanager en Subsidiematcher bouwden ze een werking uit die rust en helderheid brengt in de hele organisatie. 

We spraken met Stefanie Geerts, stafmedewerker strategie en projecten bij lokaal bestuur Grobbendonk, over hoe zij dit traject aanpakte: van het uittekenen van een visie en duidelijke krijtlijnen, over het betrekken van alle teams, tot het verankeren van een nieuwe rol als subsidiecoördinator. Een gesprek over projectmatig werken, draagvlak creëren en de meerwaarde van de juiste tools. 

Stefanie: Ik ben Stefanie, stafmedewerker strategie en projecten bij de gemeente Grobbendonk sinds 2024. Mijn functie houdt vooral in dat ik de werking van het lokaal bestuur probeer te optimaliseren, met een focus op samenwerking over teamgrenzen heen en organisatiebrede projecten, zoals de subsidies. 

Jij bent momenteel de trekker rond de Subsidiemanager, maar het is niet de bedoeling dat je dat blijft doen, toch? 

Stefanie: Nee, zodra een project klaar is, stopt mijn actieve inbreng. Voor de subsidies zijn we aan de slag gegaan met een subsidiecoördinator. Ik trek het proces en bouw alles op, maar daarna neemt iemand anders het pakket over om de werking te bewaken, de communicatie te doen en de subsidiewerking levend te houden. 

Zou je eens kunnen terugblikken op hoe de subsidiewerking er anderhalf jaar geleden uitzag? 

Stefanie: Die was heel anders: zeer gefragmenteerd. Hoewel sommige mensen er veel van wisten, deed iedereen het op zijn eigen manier. Bij vertrek van een medewerker ging er vaak informatie verloren. Bovendien was het vinden van subsidies een "lotje uit de loterij" omdat er zoveel verschillende nieuwsbrieven en fora geraadpleegd moesten worden. 

Je hebt voor de start van de nieuwe werking met veel mensen gesproken. Wat waren de belangrijkste pijnpunten? 

Stefanie: Er was vooral geen visie. We wisten niet of we op elke subsidie moesten springen of een afweging moesten maken. Ook werkten mensen op hun eigen eilandje: het was onduidelijk wie wanneer in het proces betrokken moest worden. Er was behoefte aan duidelijke afspraken over de flow, de visie en simpele zaken als: wie verwittigen we wanneer? 

Wat gaf uiteindelijk de doorslag om met de tools aan de slag te gaan? 

Stefanie: Subsidiemanager bood antwoorden op onze vragen over het vinden en gestructureerd opvolgen van subsidies. De "kers op de taart" was Subsidiematcher, wat voor ons een extra duwtje in de rug was tijdens het planjaar. Omdat een planjaar hectisch is en we middelen zochten voor onze doelstellingen, was de tool die specifiek zocht op basis van ons meerjarenplan een zeer belangrijke toevoeging. 

Jullie zijn gestart met het opstellen van een reeks "krijtlijnen". Wat stond daarin centraal? 

Stefanie: We wilden eerst een basis creëren. Dat begon bij de visie: hoe gaan we om met subsidies en welke criteria gebruiken we om te beslissen wat we wel of niet doen? We zijn tot zeven criteria gekomen. Daarnaast hebben we een flow en bijbehorende rollen vastgelegd. Deze flow is simpel gehouden om geen extra werklast te creëren, maar maakt duidelijk wie de lead neemt, wie geïnformeerd moet worden (zoals het college of team Financiën) en welke stappen essentieel zijn.  

Hebben jullie onderweg al processen aangepast?

Stefanie: Ja, bijvoorbeeld de "pitch" aan het college. Initieel dachten we dat dit voor elke subsidie moest, maar nu doen we dit enkel als een subsidie niet is opgenomen in het meerjarenplan. De pitch is een korte presentatie van 5 à 10 minuten. We leggen uit wat het plan is, wat de inspanningen en opbrengsten zijn, en wat de impact is op de prioriteiten van andere projecten. Na een "go" volgt pas de gedetailleerde projectfiche. Ook de toegangsrechten voor het college en de mailnotificaties voor team FIM hebben we bijgestuurd om een overvloed aan mails te voorkomen.

Welke informatie-elementen vinden jullie essentieel om op te nemen?

Stefanie: Een verkorte mijlpalenplanning is verplicht. Daarnaast verwijzen we in de vrije informatievelden door naar andere bronnen. Voor financiële info verwijzen we naar het pakket Mercurius, en voor documenten naar het pad op onze gedeelde drive. Zo blijft iedereen geïnformeerd zonder dat we gegevens overal moeten kopiëren.

Hoe hebben jullie de rechten in het programma bepaald?

Stefanie: Dat was ingewikkelder dan gedacht. We gebruiken de rol van "gastgebruiker" momenteel niet, behalve voor externen. De subsidiecoördinator is sowieso de beheerder en "spin in het web". Er zijn in totaal drie organisatiebeheerders binnen onze organisatie: de subsidiecoördinator en twee back-ups. Medewerkers die een dossier opnemen worden verantwoordelijke en kunnen zelf back-ups of medewerkers toevoegen. Team FIM wordt standaard als medewerker toegevoegd zodat zij altijd toegang hebben tot de info.

Je hebt ook veel contact gehad met onze helpdesk?

Stefanie: Absoluut, ik heb hen overspoeld met vragen en in het bijzonder Willem Allemeersch, de product manager van Subsidiemanager. De snelle respons en het meedenken over onze specifieke inrichting hebben ons enorm geholpen om alles goed uit te tekenen voor de deadline.

Hoe zijn jullie aan de slag gegaan met Subsidiematcher?

Stefanie: Dit hebben we niet in de projectgroep gedaan, ik nam dit als projectleider op. We zijn eerst gaan oefenen met ons oude meerjarenplan. Dit deden we in oktober en november, zodat we klaar zouden zijn om ons nieuwe meerjarenplan op te laden en dan ineens ‘voor goed’ aan de slag te gaan. Zo konden we alvast schepenen en teamleiders laten zien wat de voordelen waren. Voor hen maakten we een korte handleiding zodat ze makkelijk de tool in de vingers kregen. Toen het nieuwe meerjarenplan klaar was, konden we het direct opladen en ermee aan de slag gaan.

Wat zorgde ervoor dat de medewerkers zo snel mee waren in dit verhaal?

Stefanie: Twee succesmomenten hielpen enorm: we vonden vlak voor de start een zeer interessante subsidie voor sociaal-emotionele vaardigheden die we anders nooit hadden gevonden en nog een andere subsidie. Dit toonde aan dat de tool geen pure administratie is, maar echt helpt om beleidsdoelstellingen te realiseren.

Hoe zijn jullie omgegaan met dossiers die begin dit jaar al liepen?

Stefanie: De projectgroep heeft die inhaalbeweging gedaan. We hebben alle subsidies vanaf 2026 (het nieuwe meerjarenplan) zelf ingevoerd zodat medewerkers geen extra werklast hadden. Team FIM neemt de subsidies van 2025 en ouder voor hun rekening.

Wat wil je eind dit jaar zeker evalueren?

Stefanie Geerts: We gaan de visie en de flow aftoetsen op werkbaarheid. Ook kijken we of de template echt ontzorgt en of de themaverdeling en rollen goed staan. Een heel belangrijke is de rol van de subsidiecoördinator: worden de verwachtingen rond informatiedoorstroming, opvolging, kwaliteit en rapportage ingevuld?

Waarom is die rol van subsidiecoördinator zo cruciaal?

Stefanie: Omdat een project niet stopt bij de uitrol; er is coördinatie nodig om het levend te houden. Eén centrale persoon, de subsidiecoördinator, kent de software door en door, zorgt voor de rapportage en communiceert intern over wat werkt en wat niet. Hij neemt daar ook zijn tijd voor. Subsidies zijn te belangrijk om zomaar los te laten.

Het is een nieuwe rol. Momenteel schatten we de tijdsbesteding op ongeveer één dag per week voor de opvolging en rapportage, met een vermeerdering bij piekmomenten zoals bij een nieuw meerjarenplan.

Wat zijn de belangrijkste voordelen tot nu toe?

Stefanie: Ik merk vooral strategische rust bij het MAT en CBS en operationele rust bij de teams. Er is helderheid en efficiëntie, minder zoekwerk en een betere samenwerking omdat iedereen weet wat zijn taak is.

Zou je Subsidiemanager aanraden aan andere besturen?

Stefanie: Ja, ik ben zeer tevreden. De software heeft ons ook gedwongen om het voortraject goed te doen en onze krijtlijnen op te stellen, wat essentieel bleek voor een goede werking. Ook de nabijheid van ondersteuning om vragen te kunnen stellen, voorstellen te formuleren en zaken verder uit te werken, is een enorm voordeel.

Op deze manier weten we waar we mee bezig zijn, beschikken we over een platform met alle subsidies om in te zoeken en kunnen we dat nog eens netjes opvolgen ook. Drie vliegen in één klap!

Mooie woorden om mee af te sluiten. Ik wil je van harte bedanken om dit proces met ons te delen. Ik denk dat heel wat collega-besturen inspiratie kunnen halen uit jullie werking.