Subsidie Quick Tip: budget in partnerschap

Welkom bij de Subsidie Quick Tip! In deze serie delen we korte, krachtige tips om het maximale uit subsidies te halen. Geen jargon, maar wél gericht op resultaat. 

Vorige keer hadden we het over het budget opmaken en afwerken. Nu gaan we dieper in op het budget in partnerschap. Ben je projectleider en werk je samen met partners aan een aanvraag? Hierbij alvast enkele tips voor het budget.  

Tip 1

Ga er niet vanuit dat partners de regels kennen. Zoals in een vorige tip aangegeven is geen enkel subsidiekanaal hetzelfde. Ga er daarom niet vanuit dat je partners de regels voor de aanvraag waarmee je bezig bent kennen. Duid de regels in een overleg maar zorg dat ze ook iets hebben om naar terug te grijpen, bv. een opname of een handig overzicht van de belangrijkste regels.  

Tip 2

Een realistisch kader maakt goede vrienden. Niets zo lastig als een week voor de deadline een budget van een partner ontvangen dat veel te hoog is. Hoewel je bij de start van de aanvraag nog niet exact kan zeggen welk budget voor elke partner beschikbaar is (omdat dit vaak ook afhangt van de activiteiten) kan je wel al een kader schetsen. Zorg dat het voor iedereen duidelijk is wat het maximale budget voor een project is, hoeveel partners er zijn, wat een mogelijk budget voor een grote/kleine partner is en koppel hier tijdens het traject ook voldoende over terug. Je kan bij de start ook al een indicatie van het budget opvragen om snel te kunnen bijsturen indien nodig.  

Tip 3

Een vast sjabloon voorkomt veel zoekwerk. Maak op basis van de vereisten van de subsidieverlener een sjabloon op waarin de partners hun budgetinformatie kunnen opgeven. In dit sjabloon kan je ook aangeven welke informatie je nog extra nodig hebt. Bv. voor personeelskost de profielen, voor werkingskosten de prijs per eenheid etc. In het sjabloon kan je zelf dan al een aantal ‘vaste’ berekeningen voorzien, bv. een vast percentage voor overhead.