Subsidie Quick Tip: budget opmaken en afwerken
Welkom bij de Subsidie Quick Tip! In deze serie delen we korte, krachtige tips om het maximale uit subsidies te halen. Geen jargon, maar wél gericht op resultaat.
Vorige keer hadden we het over de budgetstart. Nu gaan dieper in op het budget opmaken en afwerken. Hieronder enkele tips.
Tip 1
Controleer goed welke kosten wel/niet opgenomen kunnen worden en op welke manier. Veel voorkomende kostensoorten zijn: personeelskosten, externe expertise en diensten, infrastructuurkosten, overhead en reis-en verblijfkosten. Afhankelijk van het reglement zal je de effectieve kosten dienen te bewijzen (cfr. tijdsregistraties, facturen en ticketjes...) of wordt er gewerkt met een ‘lump sum’ (bv. overhead is dan 15% van personeelskost).
Tip 2
Bekijk in de aanvraagfase ook al de rapporteringslast die aan een bepaalde kost vasthangt. Dit kan meebepalen of je een kost wel/niet opneemt. Ga je in je project maar weinig kilometers met de wagen doen, maar is de rapporteringslast hiervoor heel hoog? Dan kan je deze beter laten vallen. Zijn er echter veel kilometers nodig, dan kan dit wel opwegen tegen de rapporteringslast.
Tip 3
Budget bijna afgewerkt? Bekijk je budget ook eens door de bril van de subsidieverlener. Is de link tussen de inhoud van het project en je budget duidelijk en logisch? Bv. als je veel communicatie wil voeren heb je ook externe kosten voor communicatie nodig. Als de nadruk op begeleiding van personen ligt heb je wellicht ook een hogere personeelskost? Is de projectmanagement kost niet te hoog?
