Subsidie Quick Tip: budgetstart

Welkom bij de eerste Subsidie Quick Tip! In deze serie delen we korte, krachtige tips om het maximale uit subsidies te halen. Geen jargon, maar wél gericht op resultaat. 

We beginnen met de budgetstart. Subsidies aanvragen betekent in de cijfers duiken, want je moet een budget opmaken. Hierbij enkele tips.  

Tip 1

Neem het reglement, de handleiding of de oproep erbij en lees dit nog eens heel goed door. Elke subsidieoproep heeft zijn eigen regels. Ga er dus niet van uit dat je weet hoe het werkt op basis van een vorige aanvraag.

Tip 2

Begrijp je iets niet van het financieel kader? Laat dit niet liggen maar klaar dit zo snel mogelijk uit zodat je niet last-minute na al het harde werk alsnog tot het besef komt dat de oproep niet bij jouw organisatie past. Enkele belangrijke begrippen: 

• Resultaatsverbintenis vs. inspanningsverbintenis: Heb je in je aanvraag geschreven dat je 100 personen zal begeleiden met renovatieadvies? Bij een inspanningsverbintenis krijg je waarschijnlijk alle middelen, ook als je maar 80 begeleidingen gedaan hebt, maar wel kan aantonen aan de subsidieverlener dat je de nodige stappen gezet hebt. Bij een resultaatsverbintenis krijg je mogelijks maar een deel van je subsidies.  
• Cofinanciering: Dit is het deel van het project dat niet door de subsidieverlener gefinancierd wordt, je ‘eigen’ aandeel. Kijk zeker ook na hoe je deze cofinanciering moet voorzien. Kan dit met bestaand personeel? Mag dit van andere actoren komen? Europese subsidies aanvullen met provinciale middelen mag vaak, maar Europese middelen met Europese middelen meestal niet. 
• Staatssteunregels en de-minimis: Valt je project onder de staatssteunregels dan is de de-minimisregel een mogelijke uitzondering. Hou er wel rekening mee dat je op het moment van de toekenning van de nieuwe steun de voorbije 3 jaar (doorlopend, niet o.b.v. belastingjaren) niet meer dan € 300.000 de-minimissteun mag ontvangen hebben. 

Tip 3

Wacht niet met informatie over het budget op te vragen tot alle acties/activiteiten duidelijk zijn. Vaak heb je dan niet meer genoeg tijd. Vanaf dat je beslist om een aanvraag op te maken kan je ook al het budget bekijken. Welke informatie heb je nodig? Wat moet je waar opvragen? Denk hierbij bv. aan uurloonkost bij de personeelsdienst, inschatting infrastructuurkosten bij de projectmanager en mogelijks zelfs bij een leverancier.