Subsidie Quick Tip: een vlotte rapportering tijdens de uitvoering van je project

Welkom bij de Subsidie Quick Tip! In deze serie delen we korte, krachtige tips om het maximale uit subsidies te halen. Geen jargon, maar wél gericht op resultaat. Vorige keren hadden we het vooral over het budget van je project. Nu gaan we dieper in op de uitvoering van je project.

Een goedgekeurd subsidieproject betekent actie! Nu je subsidieproject is goedgekeurd, is het tijd om je ambities waar te maken door de nodige activiteiten en acties uit te voeren. Maar naast het inhoudelijke werk komt ook het rapporteren naar de subsidiegever kijken. Hier volgen enkele tips om dit proces zo soepel mogelijk te laten verlopen. 

Tip 1: Betrek meerdere personen en wijs een administratief verantwoordelijke aan 

Zorg ervoor dat er meerdere mensen betrokken zijn bij de uitvoering van je project. Naast de inhoudelijke verantwoordelijke is het belangrijk dat er iemand verantwoordelijk is voor de administratieve taken. Benoem deze persoon duidelijk en geef hem of haar het mandaat om achter de betrokkenen aan te zitten. Deze persoon kan zich bijvoorbeeld bezighouden met het opvolgen van de financiële aspecten, het verzamelen van tijdsregistraties, facturen en bewijsstukken voor wetgeving rond overheidsopdrachten, en het voorbereiden van de daadwerkelijke rapportage. 

Tip 2: Maak bij de start een rapporteringskalender

Of je nu werkt aan een kort- of langlopend project, het is cruciaal om bij de start een rapporteringskalender op te stellen. Zorg ervoor dat je daarin de volgende belangrijke data opneemt:

• Het opvragen van informatie bij de betrokken diensten/partners 
• De deadline voor het ontvangen van informatie van de betrokken diensten/partners 
• De datum voor de eerste versie van de rapportage, klaar voor bespreking 
• Het opvragen van aanvullende informatie bij de betrokken diensten/partners 
• Je eigen deadline voor de rapportage (zet deze minimaal een week vóór de officiële deadline, zodat je ruimte hebt als er last-minute problemen optreden) 
• De officiële deadline voor de rapportage 

Tip 3: Plan tussentijdse interne rapporteringsmomenten in 

Bij veel subsidieprojecten hoef je pas na 6 of 12 maanden te rapporteren, of soms zelfs pas aan het einde van het project. De verleiding is dan groot om de rapportage uit te stellen tot de laatste paar maanden. Het inplannen van tussentijdse rapporteringsmomenten (bijvoorbeeld elke 3 of 6 maanden) biedt echter veel voordelen: 

• Na 3 maanden kun je de rapporteringsvoorwaarden alvast doornemen en nagaan welke informatie je moet verzamelen en hoe je deze moet rapporteren. Je kunt ook al templates voorbereiden die passen bij de rapporteringsvereisten. 
• Het verzamelen van informatie is eenvoudiger als je het vroeg doet (denk bijvoorbeeld aan treintickets of tijdsregistraties). Na 12 maanden kan het veel lastiger zijn om alles terug te vinden. 
• Tussentijdse rapportages zijn ook een goede gelegenheid om even stil te staan bij de voortgang. Hoe staan de kosten? Voldoen ze aan de budgetplanning? Is de besteding meer of minder dan verwacht? Dit geeft je de kans om bij te sturen of extra aandacht te besteden aan bepaalde aspecten.