Subsidie Quick Tip: eerste stappen bij uitvoering van je project
Welkom bij de Subsidie Quick Tip! In deze serie delen we korte, krachtige tips om het maximale uit subsidies te halen. Geen jargon, maar wél gericht op resultaat. Vorige keren hadden we het vooral over het budget van je project. Nu gaan we dieper in op de uitvoering van je project.
Gefeliciteerd! Je project is goedgekeurd! Dit is het moment om aan de slag te gaan en je ambities met de subsidies waar te maken. Hieronder vind je enkele tips om de eerste stappen na de goedkeuring succesvol te zetten.
Tip 1: Vier je succes!
Je hebt hard gewerkt aan je aanvraag, maak er maar even een ’feestje’ van. Laat het de betrokkenen in je organisatie en je partners weten dat het project is goedgekeurd met een enthousiast en feestelijk bericht. Het is goed om niet alleen de ‘kerngroep’ van de aanvraag op de hoogte te stellen, maar ook andere belangrijke personen binnen je organisatie, zoals de directie, teamleiders of de financiële afdeling.
Tip 2: Lees de goedkeuring grondig door
Na het feest begint het echte werk. Allereerst is het belangrijk om de goedkeuringsbrief zorgvuldig door te lezen. Zijn er voorwaarden waaraan je moet voldoen? Moet er iets op korte termijn geregeld worden, zoals het aanleveren van een ondertekende samenwerkingsovereenkomst? Misschien moet je ook snel contact opnemen met de subsidiegever. Vergeet ook niet je oorspronkelijke aanvraag nogmaals door te nemen, want deze vormt je werkkader. Hoe eerder je dit doet, hoe beter!
Tip 3: Activeer je projectteam en/of partners
Het is tijd om je projectteam of partners weer in actie te krijgen want ook voor hen is de aanvraag even geleden. Stuur hen de laatste versie van de aanvraag, de goedkeuringsbrief en eventueel het subsidiereglement. Ga er echter niet van uit dat ze alles grondig lezen. Een kick-off meeting organiseren is een goed idee om iedereen weer op dezelfde pagina te krijgen. Tijdens deze bijeenkomst kun je de projectinhoud, de taakverdelingen en de voorwaarden van de subsidiegever (bijvoorbeeld rapportage en communicatie) bespreken. Als het te lang duurt om een fysieke kick-off te organiseren, kun je ook sneller een online meeting plannen om de belangrijkste punten alvast te communiceren.
