Subsidie Quick Tip: Europese partnerschappen (tip 3)
Welkom bij de Subsidie Quick Tip! In deze serie delen we korte, krachtige tips om het maximale uit je subsidieprojecten te halen. Geen jargon, maar wél gericht op resultaat.
Vorige keren hadden we het al over het budgetopmaak, eerste stappen bij uitvoering en rapportering van je project. Nu geven we concrete tips mee om succesvol samen te werken in een Europees partnerschap. Want samenwerken in internationale partnerschappen is verrijkend (extra kennis, nieuwe invalshoeken, aanvullende kennis en expertise,…) maar brengt ook specifieke uitdagingen mee.
Tip 3: Zorg voor duidelijke afspraken over wie wat doet
In een groter partnerschap wordt er makkelijk gezegd ‘we gaan dit doen’. Maar wie is ‘we’? En wanneer gaan we dit doen? En hoe?
Aangezien je elkaar in een Europees partnerschap niet toevallig op de gang tegen komt en kan vragen hoe het ermee staat, is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken;
- Wie gaat de taak uitvoeren? Welke partner of partners nemen dit op? En met welke rol? Niet alleen weten welke partner is belangrijk, maar ook welke medewerker van de partner. Dit om te voorkomen dat je als projectleider of betrokken partner mails naar verschillende mensen in de organisatie moet sturen (waar dan toch niemand op reageert).
- Wat gaat er uitgevoerd worden? Wat verwachten we van het resultaat? Laat degene die de taak opneemt dit uitleggen om zeker te weten dat iedereen dezelfde verwachtingen heeft. Dit is extra belangrijk als er een andere partner op het resultaat moet verder werken.
- Wanneer gaat het uitgevoerd worden? Maak duidelijke afspraken over wanneer het resultaat verwacht wordt en wat je hieronder verstaat. De strategie is ‘af’. Betekent dit dat er een eerste draft is? Of is dit de finale versie? Deel een eindresultaat ook op in verschillende tussenstappen (zoals bv. draft 1, feedback periode, draft 2, finale versie) om het proces goed te kunnen volgen en vertragingen te kunnen detecteren.
Deze afspraken kan je op een maandelijkse of 6-wekelijkse digitale meeting opvolgen gecombineerd met tussentijdse 1-op-1 of check-in momenten.
