Subsidie Quick Tip: interne organisatie tijdens de uitvoering van je project
Welkom bij de Subsidie Quick Tip! In deze serie delen we korte, krachtige tips om het maximale uit subsidies te halen. Geen jargon, maar wél gericht op resultaat.
Een goed georganiseerde interne structuur is cruciaal voor het succes van je subsidieproject. In deze laatste tips rond de uitvoering van je project delen we enkele aandachtspunten om de interne organisatie te optimaliseren. In de volgende Quick Tip snijden we alweer een nieuw onderwerp aan.
Tip 1: Zorg voor een centrale locatie voor projectdocumenten
Bij subsidieprojecten is het belangrijk dat je regelmatig rapporteert, en soms kan er een controle plaatsvinden of moet je na de rapportage extra documenten aanleveren. Het is dan ontzettend vervelend als documenten op de persoonlijke schijf van een medewerker staan die tijdelijk afwezig is. Zorg er daarom voor dat iedereen weet waar de projectdocumenten centraal opgeslagen moeten worden en op welke manier. Het kan handig zijn om voor verschillende subsidieprojecten eenzelfde structuur aan te houden.
Tip 2: Controleer praktische zaken bij de start van het project
Zorg ervoor dat je bij de opstart van het project enkele praktische zaken hebt geregeld. Heb je bijvoorbeeld een apart boekhoudkundig nummer nodig (wat soms een vereiste is van de subsidiegever)? Hoe ga je om met vertrouwelijkheid, zoals het bewaren van loonfiches binnen je organisatie (wie heeft toegang)? Weet iedere medewerker hoe hij of zij kosten voor het project moet indienen voor de rapportage (bijvoorbeeld treintickets)? Zet een eenvoudig en duidelijk systeem op voor het verzamelen van bewijsstukken, zowel financieel als andere documenten zoals aanwezigheidslijsten van activiteiten en vergaderingen.
Tip 3: Werk met een team en zorg voor back-up
Een subsidieproject voer je het beste uit met meerdere mensen. Zorg ervoor dat de rollen van alle betrokkenen duidelijk gedefinieerd zijn en dat er altijd een back-up is voor belangrijke taken. Als iemand tijdelijk wegvalt (door ziekte, vakantie, etc.), moeten anderen in het team de stand van zaken kennen en in kunnen springen. Zorg ook voor een klankbord voor de projectcoördinator (dit kan een back-up persoon of leidinggevende zijn) om het project goed te kunnen sturen.
