Subsidiesleutels: bewaar de focus van je organisatie bij subsidieaanvragen
In het traject van eerste idee tot afgerond subsidieproject kunnen veel valkuilen zitten. Via deze artikelenreeks brengen we de valkuilen in kaart, maar leveren we ook meteen enkele sleutels tot succes aan. Heb je zelf een valkuil waar je wel eens ingetrapt bent? Bezorg ons deze zeker. Dan kunnen we hiervoor in volgende artikels sleutels aanbieden.
Je hebt het misschien al eens meegemaakt. Je hebt hard gewerkt aan een subsidieaanvraag, bent erin geslaagd om de deadline te halen én het project is goedgekeurd. In eerste instantie ben je blij, is er reden tot feest. Maar tijdens de uitvoering van het project merk je dat de focus van het project eigenlijk niet meer tot de prioriteiten van je organisatie behoort. In plaats van je ambities te vergroten via subsidies, zet dit daardoor misschien zelfs een rem op een aantal zaken.
Valkuil: tijdens het matchen van projectideeën en subsidieoproepen worden bij de afweging van wel/niet indienen de prioriteiten van de eigen organisatie te weinig bewaakt.
Als een subsidieoproep gespot wordt, begin je al snel te dromen. Binnen dit kader zouden we dit kunnen doen, en misschien ook dit, en ergens leeft er ook nog een idee om dat te doen, …
Dat is leuk, want het toont dat er veel ambitie binnen je organisatie zit. Maar dit is tevens het gevaar. Want door het enthousiasme over ‘er is een oproep’ en ‘we hebben een idee’, wordt er soms te snel gezegd ‘we dienen in’. Dit zonder goed na te denken of dit specifieke projectidee nu het meest prioritaire idee in de organisatie is.
Welke sleutels zijn er voor deze valkuil?
- Zorg voor een goed en standaard afwegingskader (bv. een go/no-go-fiche). Dit afwegingskader kan vragen bevatten zoals: is de aansluiting met de prioriteiten van de organisatie groot genoeg? Is er draagvlak in de organisatie voor indiening en uitvoering? Is de timing voor indienen en uitvoeren realistisch?
- Door de standaard opbouw van het afwegingskader kan je dit als communicatie- en discussiedocument gebruiken. Naast de indiener kan iemand anders er ook een kritische blik op werpen en de indiener 'challengen'. Geef hierbij heel goed mee dat het invullen van het afwegingskader niet is om het idee af te schieten, maar om een doordachte keuze te kunnen maken.
- Maak vooraf een ideeënlijst in de organisatie en hecht een prioriteit aan de ideeën (bv. zeker doen/actief naar subsidiemogelijkheden op zoek gaan; doen als er iets ‘passeert’; nice to have; enkel als het geen extra druk op de organisatie legt; niet doen). Staat het idee niet op de lijst of op een minder prioritaire plaats? Bekijk het dan extra grondig alvorens met de aanvraag te starten.
Valkuil: het oorspronkelijke projectidee sloot goed aan bij de prioriteit van de organisatie, maar tijdens het uitschrijven is hier te veel van afgeweken.
Bij het schrijven van een subsidieaanvraag probeer je zoveel mogelijk tegemoet te komen aan de vraag van de subsidiegever en/of van het partnerschap. Hierdoor dien je je project vaak aan te passen en bestaat het gevaar dat je je eigen doelstellingen uit het oog verliest en na goedkeuring een project aan het uitvoeren bent met voornamelijk activiteiten voor partners en/of subsidiegever.
Welke sleutels zijn er voor deze valkuil?
- Schrijf op, vooraleer je in de aanvraag duikt (kan bv. in een go/no-go-fiche of ander afzonderlijk document), wat de minimale eisen zijn om te kunnen indienen vanuit jouw organisatie. Welke activiteiten wil je er zeker in terugzien? Welke doelen moeten zeker behaald kunnen worden?
- Zorg dat in je ‘schrijfteam’ ook iemand zit die input geeft over de mogelijke rol van de organisatie. Vaak is de schrijver zo hard bezig met het grote verhaal (hoe krijg ik alle verhalen van alle partners in één verhaal?) dat deze de eigen rol uit het oog verliest. Zorg dat de schrijver dus voldoende informatie uit de organisatie ontvangt.
- Voorzie een kritische blik, iemand die tegen het einde van de aanvraag het dossier toetst aan je minimale eisen en op deze manier de prioriteiten van de organisatie bewaakt. Idealiter is dit iemand die niet bij de opmaak van het dossier betrokken is.
Wil je naast het verlies van focus ook weten hoe je voorkomt dat er geen draagvlak voor je project is in de organisatie? Lees dan zeker het artikel hierover in de volgende Subsidiesleutel.
