Subsidiesleutels: valkuilen herkennen en sleutels tot succes bij je aanvraag
Van het eerste idee tot een succesvol afgerond subsidieproject zitten er heel wat uitdagingen en valkuilen in het traject. Met deze artikelenreeks helpen we je om die valkuilen te herkennen én geven we je meteen praktische sleutels om ze te vermijden. Vandaag zoomen we in op de periode tussen het moment dat je een subsidieoproep spot en het moment dat je je project indient.
Heb jij zelf al eens een valkuil ervaren? Deel ze met ons via info@subsidiemanager.be. Zo kunnen we in volgende artikelen nog gerichtere tips geven!
Valkuil 1: De subsidie wordt wel gespot, maar verdwijnt daarna in de mailbox
Het is fantastisch dat iemand een interessante subsidie vindt en doorstuurt. Maar vaak gebeurt het dat die mail dan ergens onderaan de stapel e-mails belandt en pas weer bovenkomt als het eigenlijk al te laat is.
Hoe voorkom je dit?
- Maak van de eerste mail meteen een actiegerichte boodschap. Vertel waarom je denkt dat de subsidie relevant is en vraag direct naar vervolgstappen.
Bijvoorbeeld:
"Ik zag de oproep van KBS over tiny houses voor jongeren, sluit dit niet mooi aan bij jullie idee rond het voorzien van extra opvangplaatsen voor jongeren in onze gemeente/organisatie? De belangrijkste info over de oproep:
-
- Deadline: ...
- Subsidiepercentage: ...
- Partners: ...
Kunnen we hierover volgende week dinsdag om 9 uur kort even van gedachten wisselen? Of kan je me voor dan even laten weten of het volgens jou een interessante oproep is? Bedankt!"
- Plan vaste momenten in waarop gespotte subsidies besproken worden, bijvoorbeeld tijdens een tweewekelijkse team- of managementvergadering. Zorg dat de informatie vooraf en tijdens de vergadering helder en overzichtelijk is. Zo vergroot je de kans op een snelle en juiste reactie.
Valkuil 2: Het enthousiasme is er, maar de beslissing om een aanvraag op te starten duurt te lang
Meerdere mensen zien het potentieel van een subsidie, maar zonder formele ‘go’ gebeurt er niets. Daardoor verliest het team motivatie en blijft de aanvraag liggen.
Hoe pak je dit aan?
- Weet van bij het begin wie de beslissing neemt. Voorkom eindeloze vergaderingen zonder besluit. Vraag duidelijk aan deze beslissers welke info ze nodig hebben en wanneer ze kunnen antwoorden.
- Stel een helder beslissingsproces op, waarin je onderscheid maakt tussen formele en informele stappen. Wat kan bijvoorbeeld al beslist worden door een teamleider, en wat moet wachten op een gemeenteraad?
- Gebruik een GO/NO GO-fiche: een overzichtelijk sjabloon op maat van jouw organisatie waarin alle cruciale info voor een beslissing staat, zoals:
- Subsidie-oproep
- Subsidieverlener
- Deadline
- Subsidiepercentage en cofinanciering
- Maximaal projectbudget
- Projectlooptijd
- Aansluiting bij organisatieambities
- Draagvlak voor uitvoering binnen de organisatie
- Klanten van Subsidiemanager kunnen een voorbeeld van zo’n fiche opvragen via info@subsidiemanager.be.
Valkuil 3: Deadline blijkt sneller dan gedacht, feedback en financiële gegevens komen last minute binnen
Subsidieaanvragen maken kost tijd en vraagt goede planning. Vaak moeten onderdelen tegelijk lopen, maar sommige info (zoals financiële gegevens) komt pas later binnen.
Waar moet je op letten?
- Vraag zo vroeg mogelijk alle benodigde gegevens op, ook al kun je ze pas later verwerken (bijvoorbeeld loonkosten of administratieve info). Dit voorkomt last-minute stress.
- Houd in je planning voldoende tijd voor:
- Feedback van interne diensten en externe partners (reken op enkele weken)
- Officiële goedkeuringen en handtekeningen, die vaak via een bestuursorgaan moeten
- Zo ligt jouw interne deadline altijd eerder dan die van de subsidiegever.
Met deze subsidiesleutels voorkom je veel frustraties en vergroot je de kans op een succesvolle subsidieaanvraag!
