Subsidiesleutels: valkuilen herkennen en sleutels tot succes bij naleving wetgeving overheidsopdrachten
Van het eerste idee tot een succesvol afgerond subsidieproject zitten er heel wat uitdagingen en valkuilen in het traject. Met deze artikelenreeks helpen we je om die valkuilen te herkennen én geven we je meteen praktische sleutels om ze te vermijden. Vandaag focussen we ons op enkele valkuilen bij de uitvoering van projecten waar de wetgeving overheidsopdrachten gevolgd dient te worden bij aankopen en uitgaven. Dit is zeker het geval bij Europese projecten, maar controleer dit zeker ook bij andere subsidiekanalen voordat de uitvoering van je project start.
Aankopen binnen een project kunnen variëren van kleinere uitgaven (bv. broodjes voor vergadering) tot grotere (bv. infrastructuurwerken). Als de juiste procedure niet gevolgd wordt, kunnen uitgaven worden afgekeurd en riskeer je een deel te moeten terugbetalen.
Valkuil 1: de aankoopverantwoordelijke was zich niet bewust dat de wetgeving overheidsopdrachten gevolgd moest worden
Aankopen binnen een project kunnen door één persoon of meerdere worden gedaan. Soms hebben zij veel, maar soms ook weinig ervaring hiermee. Hierdoor komt het voor dat men niet beseft dat het voor het subsidieproject belangrijk is om de juiste procedure te volgen en dat deze dus niet gevolgd wordt. Hierdoor kunnen de kosten niet gedeclareerd en dus ook niet gesubsidieerd worden.
Hoe voorkom je dit?
- Begin met een goede briefing. Zorg dat iedereen van het projectteam van bij de start de verplichtingen inzake overheidsopdrachten kent. Wanneer telt deze? Hoe volg je deze best? En wat zijn veel gemaakte fouten? Duid eventueel iemand in je organisatie aan (bv. in centrale dienst) die zich hierin specialiseert en de duiding bij elk project opneemt.
- Zorg voor een interne handleiding in begrijpbare, laagdrempelige taal. Meteen naar de manual van het (Europese) subsidiekanaal verwijzen kan ervoor zorgen dat ze verloren lopen in alle informatie.
- Vestig er zeker de aandacht op dat deze wetgeving ook geldt voor kleinere aankopen zoals broodjes voor vergaderingen, kleine toestellen… Werk met raamovereenkomsten om te voorkomen dat je telkens drie offertes moet opvragen.
Valkuil 2: De verkeerde procedure werd gevolgd
De wetgeving overheidsopdrachten kan complex zijn. Welke procedure dienen we te volgen? Mogen opdrachten gesplitst worden of moet het in verschillende percelen? Zeker als iemand niet vaak met overheidsopdrachten moet werken, gebeuren er gemakkelijk fouten.
Hoe voorkom je dit?
- Zorg dat de aankoopverantwoordelijke steeds een intern klankbord heeft om offertevragen bij af te toetsen/te dubbel checken. Vraag indien nodig externe hulp (bv. Vlaio, externe consultant)
- Duid bij start van het project meteen enkele veel voorkomende fouten zoals:
- Opsplitsen van werken/leveringen die 1 geheel vormen à hierbij kan je beter 1 aanbesteding nemen met verschillende percelen.
- Herhalingen van eenzelfde aanbesteding die telkens aan dezelfde leverancier gegund worden à beter 1 opdracht met verschillende percelen.
- Uitbreiding van de opdracht na gunning (bv. 2 workshops i.p.v. 1 workshop geven) à hiervoor moet je normaal een nieuwe gunningsprocedure doorlopen, voorzie dit beter in de eerste opdracht als optioneel/neem dit al mee op in het ramingsbedrag.
Valkuil 3: Bewijsstukken ontbreken tijdens controle
Controle van de gevolgde procedures kan gebeuren tijdens en na projectlooptijd. Hou hier zeker rekening mee. De voorwaarden van het subsidiekanaal geven aan tot wanneer er controle kan plaatsvinden, dit kan bv. tot 5 of 10 jaar na afronden van het project zijn.
Het komt voor dat op moment van controle de oorspronkelijk projectmanager niet meer in de organisatie werkt en/of een andere functie heeft. Daardoor kan het moeilijk worden om de nodige bewijsstukken te tonen aan de controle. Dit kan ervoor zorgen dat financiële middelen teruggevorderd worden.
Hoe voorkom je dit?
- Zet van bij start van het project een goed bewaarsysteem op om documenten voor controle te verzamelen. Maak bv. een map ‘rapportering’ met daarin per rapporteringperiode een submap met de nodige documenten. Heb je verschillende subsidieprojecten lopen? Gebruik dan 1 systeem voor alle projecten.
- Maak een checklist van welke informatie voor welk soort aankopen beschikbaar moet zijn zodat je dit snel kan controleren.
Aanbestedingsdocumentatie bestaat bv. meestal uit:
-
- Terms of reference met duidelijke informatie voor kandidaten over gunnings-en wegingscriteria
- Aanvraag voor offertes of publicatie/kennisgeving van aanbesteding
- Ontvangen offertes/prijsopgaven
- Verslag over de beoordeling van de offertes (evaluatie-/selectieverslag), met inbegrip van:
- motivering van de gekozen procedure in het licht van de vastgestelde behoeften
- evaluatie van de offertes in het licht van de vooraf bekendgemaakte gunnings- en wegingscriteria
- Aanvaardings- en afwijzingsbrieven
- Contract, inclusief eventuele wijzigingen en/of verlengingen (met bewijs dat deze de concurrentie op de relevante markt niet hebben verstoord en dat er geen wijziging is aangebracht in het voorwerp van het oorspronkelijke contract)
- Bewijs dat de verrichte betalingen in overeenstemming zijn met het contract (facturen en betalingsbewijzen)
- Bewijs van levering van goederen of diensten.
- Laat dit op regelmatige basis ook eens nakijken door iemand die verder van het project afstaat. Deze zal sneller ontbrekende documenten ontdekken op basis van de checklist.
Met deze subsidiesleutels voorkom je veel frustraties en vergroot je de kans op een succesvolle subsidieaanvraag!
