Subsidiesleutels voor het schrijfproces van je aanvraag
Tussen het allereerste idee en een succesvol afgerond subsidieproject liggen heel wat mogelijke valkuilen. In deze artikelreeks brengen we die valkuilen in kaart én reiken we meteen concrete sleutels tot succes aan. Vandaag focussen we op valkuilen die vaak opduiken tijdens het schrijven van een subsidieaanvraag.
Heb jij zelf al eens in een valkuil getrapt? Laat het ons zeker weten via info@subsidiemanager.be, dan nemen we jouw ervaring mee in een volgende editie.
Valkuil 1: In het schrijfproces zijn geen duidelijke rollen afgebakend. Iedereen doet ‘alles’ maar niemand doet ‘iets’.
Iedereen doet ‘alles’, maar niemand doet ‘iets’ en neemt écht verantwoordelijkheid. Na de ‘go’ om een aanvraag te schrijven stijgt het enthousiasme, maar al snel ontstaan er frustraties. Herkenbaar?
- Teksten worden eindeloos herschreven omdat twee mensen denken dat zij penhouder zijn.
- Het traject loopt vast omdat niemand het overzicht bewaakt.
- De voorgestelde resultaten blijken niet realistisch of onvoldoende afgestemd.
Sleutels voor deze valkuil
- Breng alle rollen en hun invulling in kaart. Denk aan: coördinator, penhouder, inhoudelijk expert (thema, juridisch, financieel), financieel verantwoordelijke, reviewer, indiener.
- Wijs rollen bewust toe. Benoem wie welke rol kan opnemen en stem dit duidelijk af met de betrokken personen. TIP: Voeg taken toe in je subsidiedossier in Subsidiemanager en wijs deze toe aan de juiste persoon. Zo krijgt deze verantwoordelijke meldingen van zijn/haar taken.
- Kijk naar sterktes en beschikbaarheid. Kies niet alleen op basis van functie, maar ook op basis van talenten, interesses en tijd.
Valkuil 2: De subsidieaanvraag bevat te veel invalshoeken en komt daardoor niet tegemoet aan de vraag van de subsidiegever
Vaak maakt een subsidieaanvraag deel uit van een groter geheel: een warmtepomp binnen een renovatieproject, de begeleiding van kwetsbare jongeren als onderdeel van een brede werking, een vergroend plein binnen een heraanleg…
Het risico? Je beschrijft je volledige organisatie of project, waardoor de beoordelaar zijn eigen focus niet meer herkent.
Sleutels voor deze valkuil
- Herlees eerst de oproep. Bepaal nauwkeurig welke onderdelen van jouw grotere project aansluiten bij de vraag van de subsidiegever. Noteer duidelijk wat binnen hun focus valt.
- Laat iemand extern meelezen. Kies een reviewer die je grote project niet (goed) kent, maar geef hem/haar uiteraard wél de subsidie-oproep. Zo check je of je aanvraag helder en gefocust is.
- Neem contact op met het contactpunt. Toets je idee af en luister waar hun prioriteiten liggen. Soms kan je zelfs een drafttekst laten nakijken.
Valkuil 3: De inhoud van je subsidieproject is goed, maar de tekst leest moeizaam
Jij hebt weken of maanden aan je aanvraag gewerkt, maar een beoordelaar heeft slechts beperkte tijd om je dossier te lezen. Een helder, toegankelijk en vlot leesbaar document maakt écht een verschil.
Sleutels voor deze valkuil
- Gebruik de taal van de subsidiegever. Wat voor jou vanzelfsprekend is (bv. dat tieners met een moeilijke thuissituatie tot ‘kwetsbare jongeren’ behoren), benoem je best expliciet.
- Hou rekening met het kennisniveau van de beoordelaar. Vermijd jargon en afkortingen, zeker als de oproep niet specifiek naar experts gericht is.
- Schrijf to the point. Kort, duidelijk en krachtig werkt altijd.
- Vermijd voorwaardelijke taal. “Als het goedgekeurd wordt, zullen we…” kan gerust “We gaan…” worden.
- Zorg voor structuur. Werk met opsommingen, schema’s of visuele elementen wanneer het aanvraagportaal dat toelaat.
