Troef in de kijker: verlopen subsidies koppelen aan een dossier

Wist je dat je in Subsidiemanager ook subsidies met een verlopen deadline nog altijd kunt koppelen aan een dossier?
Het is een handige functie die vaak over het hoofd wordt gezien, maar voor veel van onze gebruikers een echte meerwaarde betekent. Daarom zetten we deze troef graag even in de kijker.

Retroactief dossiers aanmaken: geen probleem
In de praktijk gebeurt het regelmatig: een subsidie werd op tijd aangevraagd, maar het bijhorende dossier werd nog niet (of pas veel later) aangemaakt. Bijvoorbeeld omdat de focus eerst op de aanvraag zelf lag of omdat je pas achteraf beslist om de subsidie correct te registreren in Subsidiemanager – voor opvolging, rapportering of archivering.

Subsidiemanager doet de deur niet dicht en blijft flexibel. Je kunt ook na afloop van de subsidieperiode nog een dossier aanmaken en dit koppelen aan de juiste subsidie, zélfs als die niet meer in de reguliere subsidiezoeker zichtbaar is.

Hoe werkt het?
De subsidies die niet meer actief zijn, verdwijnen inderdaad uit het standaardoverzicht in de subsidiezoeker. Maar: ze verdwijnen niet uit het systeem. Via het archief kun je nog steeds vanuit een dossier:

• De gewenste subsidie terugvinden door te klikken op (geen) onder subsidiefiche.

• Deze selecteren en koppelen aan een (nieuw of bestaand) dossier door de juiste zoekterm in te geven.

• De volledige administratieve opvolging alsnog correct registreren doordat de subsidiefiche automatisch wordt gekoppeld.

Zo blijft je overzicht compleet – ook achteraf. Want door de koppeling worden de parameters van de betreffende subsidie automatisch overgenomen in je dossier. Handig toch?!

Waarom dit een troef is
• Gebruiksvriendelijk: Geen beperkingen door deadlines, je beheert subsidies op jouw tempo.
• Volledig overzicht: Alle subsidie-inspanningen, ook historische, blijven zichtbaar én koppelbaar.
• Handig bij audits of rapportages: Je kunt alsnog ontbrekende dossiers aanvullen en je subsidieadministratie afronden.
• Flexibiliteit zonder extra werk: Je hoeft geen subsidies opnieuw in te voeren – het archief staat voor je klaar.

Kortom
Subsidiemanager ondersteunt je niet alleen bij het plannen en aanvragen van subsidies, maar ook bij het correct opvolgen ervan – zelfs als je daar pas later aan toe komt. Het kunnen koppelen van verlopen subsidies aan dossiers is een stille kracht van het platform, maar wel eentje die je subsidiebeheer een stuk eenvoudiger maakt.

Gebruik jij deze troef al? Zo niet, neem gerust een kijkje in het archief en ervaar het gemak zelf!