Subsidie Quick Tip: Dossieropvolging - Projectniveau

Welkom bij de Subsidie Quick Tip - Dossieropvolging! In deze tweedelige serie delen we korte, krachtige tips om je dossieropvolging op project- en organisatieniveau vlotter te laten verlopen. Want subsidieprojecten geven je de kans om de ambities en doelstellingen van je organisatie te realiseren, maar brengen in de dossieropvolging ook wel wat extra uitdagingen mee.

Deze keer gaan de tips over het projectniveau, volgende keer duiken we in het organisatieniveau.

Wil je horen hoe andere besturen dat aanpakken, van elkaar leren en dit actief aftoetsen aan je eigen organisatie? Kom dan op 24 september naar het gratis "Subsidie Atelier: Samen sleutelen aan jouw dossieropvolging" in Destelbergen.

Tip 1: Ken de rapporteringsvereisten al bij de start van het project

Gesubsidieerde projecten vragen meestal een rapportering bij de projectafronding (eindrapport) en soms ook tijdens de projectlooptijd (tussentijdse rapportering). Dit gebeurt zowel inhoudelijk (doorlopen stappen, bereikte resultaten) als financieel (declaratie). Hierbij is de rapportering vaak gebaseerd op bewijslast.

Zorg dat je daarom goed van bij de start van het project weet wat de rapporteringsvereisten zijn.

• Welke inhoudelijke bewijsstukken moet je verzamelen tijdens het project? Aanwezigheidslijsten? Foto's?
  
  
• Welke financiële bewijsstukken worden verwacht? Tijdsregistratie? Loonbrieven?
  
  
• Wat bij aankopen van materiaal of externe diensten? Welke bewijsstukken zijn nodig om aan te tonen dat je de wetgeving op overheidsopdrachten gevolgd hebt?

Hiervoor neem je de oproep en de handleiding van het subsidieprogramma opnieuw door, deze keer met de blik hierop. Vergeet hierbij niet om zeker ook je collega's/projectpartners hiervan duidelijk op de hoogte te brengen. Dit kan bv. door een beknoptere interne handleiding te maken op maat van je organisatie of tijdens een meeting de belangrijkste aandachtspunten aan te halen. Zorg zeker voor herhaling en controle in de opstartfase zodat dit meteen goed geïntegreerd is. Want na 6 maanden of na 1 jaar de nodige bewijsstukken verzamelen is niet alleen lastig, maar soms zelfs onmogelijk (bv. handtekening op aanwezigheidslijsten).

Tip 2: Maak een rapporteringskalender op

Het klinkt misschien evident, maar het wordt (zeker bij projecten met enkel een eindrapportering die na het projecteinde valt) vaak vergeten. Neem je rapportering mee op in je projectplanning en/of maak een afzonderlijke rapporteringskalender op.

Het opmaken van een rapporteringskalender start natuurlijk bij de rapporteringsdeadlines van de subsidiegever. Vertrek vanaf die datum met een retroplanning, waarbij je zeker rekening houdt met onderstaande zaken. Je zal hierbij snel merken dat het opmaken van een rapportering enige tijd vraagt en dat je dus (afhankelijk van de grootte van het project) hier soms wel 2 tot 3 maanden voor de deadline mee moet starten.

Zaken om rekening mee te houden of die de tijd tussen de start van de rapportering en het indienen hiervan langer maken:

• Intern informatie verzamelen bij inhoudelijk betrokken collega's/financiële dienst/HR/… (je zal ook zien dat zo'n rapporteringsdeadline vaak net na een vakantie valt waardoor de collega's net met vakantie zijn als jij eraan wil beginnen. Goed plannen is dus de boodschap om tijdig info te kunnen opvragen).
  
  
• Op basis van de verzamelde informatie de rapportering effectief opmaken. Inhoudelijke verwerking, financiële gegevens in het verplichte sjabloon.
  
  
• Afstemming van de rapportering na opmaak met de betrokken diensten (interne controle en ok krijgen).
  
  
• Afhankelijk van het kanaal kan het zijn dat er voor de financiële rapportering nog een 'first level control' nodig is door een externe partij. Indien dit het geval is, spreek je de timing waarop je aanlevert best ook goed op voorhand af zodat deze controller hier rekening mee kan houden.
  
  
• Ingeven van alle informatie in het digitale loket van de subsidiegever.

Is je organisatie klant van Subsidiemanager? Dan kan je deze stappen opnemen in de dossieropvolging en worden jij en je collega's automatisch verwittigd als de deadline eraan komt.

Tip 3: Vergeet de communicatievereisten niet

Een subsidiegever geeft jou middelen om aan projecten te werken. Hierbij vragen ze meestal ook wel om hen in communicatie te vermelden. Bekijk dus zeker de communicatieverplichtingen, want volg je deze niet, dan kan een subsidiegever soms middelen terugeisen.

Hierbij is het belangrijk dat je iedereen goed informeert over de vereisten. Ik heb het al vaker gehoord dat een projectmanager een persartikel maakt volgens de vereisten waarna een communicatiedienst het logo en de vermelding van de subsidiegever eraf haalt vooraleer te verzenden.

Veelvoorkomende communicatieverplichtingen:

• Opnemen van het logo in publicaties.
  
  
• Vermelden van de subsidiegever in persberichten. Let op, in sommige gevallen dien je ook af te stemmen met de subsidiegever alvorens je een persbericht uitstuurt.
  
  
• Projectwebsite/pagina met daarop het logo van de subsidiegever.

Door deze tips van bij de start van je project mee te nemen, kan je tijdens je projectlooptijd vooral aandacht geven aan het inhoudelijk uitwerken en niet aan het oplossen van administratieve problemen.

Veel succes en plezier met je projectuitvoering.