Subsidiesleutels: start je eindrapportering op dag één
In het traject van eerste idee tot afgerond subsidieproject kunnen veel valkuilen zitten. Via deze artikelenreeks brengen we de valkuilen in kaart, maar leveren we ook meteen enkele sleutels tot succes aan. Heb je zelf een valkuil waar je wel eens ingetrapt bent? Bezorg ons deze zeker. Dan kunnen we hiervoor in volgende artikels sleutels aanbieden.
Je project is aangevraagd en goedgekeurd. Met veel enthousiasme heb je het uitgevoerd en mooie resultaten bereikt. Maar dan komt het einde en blijk je nog een hele rapportering te moeten opmaken. De moed zakt je in de schoenen en het einde van je project wordt een bittere pil in plaats van een mooie herinnering. En misschien raakt de eindrapportering niet klaar, waardoor je zelfs de voorziene middelen misloopt. In deze en de volgende subsidiesleutel geven we je mee hoe je dit kan voorkomen.
Valkuil: bij het opmaken van de eindrapportering merk je dat je niet alle nodige bewijsstukken verzameld hebt
Tijdens het project ligt je focus vooral op de uitvoering en bekijk je de rapporteringsvoorwaarden pas bij de afronding. Dan blijkt bijvoorbeeld dat je foto’s van je activiteiten, financiële bewijsstukken,… nodig had. Aangezien je die niet tijdens het project verzameld hebt, kan je ze niet meer bijvoegen of vraagt dat veel opzoekwerk.
Welke sleutels zijn er voor deze valkuil?
- De rapportering start op de dag van goedkeuring van je project. Zorg dat je na de goedkeuring meteen de rapporteringsvoorwaarden doorneemt en ze goed brieft aan het projectteam. Het klinkt misschien raar, maar rapportering hoort al op de agenda van je kick-offvergadering.
- Maak een goed overzicht op van de bewijsstukken die je nodig hebt en waar je ze zal verzamelen. Brief alle projectmedewerkers en maak er concrete afspraken over. Heb je bijvoorbeeld foto’s van workshops nodig? Wie neemt de foto’s? Hoeveel dagen na de workshop staan ze op de afgesproken plaats? Controleer ook regelmatig of de bewijsstukken effectief verzameld worden.
- Voorzie voor je collega’s/partners sjablonen of templates op basis van de templates van de subsidiegever. Dat geldt zowel voor de financiële rapportering (tijdsregistraties, externe kosten,…) als voor de inhoudelijke rapportering.
Valkuil: de rapporteringsdeadline is er veel sneller dan verwacht
Je project is afgelopen en binnen twee maanden moet je eindrapport er liggen. Je denkt dat je tijd genoeg hebt, maar ineens is een partner met vakantie, is iemand van de boekhouding ziek of krijg je van een collega geen feedback op je ontwerpversie. Voor je het weet, wordt het opmaken van de rapportering nachtwerk.
Welke sleutels zijn er voor deze valkuil?
- Maak al bij de start van je project een retroplanning op voor de (eind)rapportering. Hou daarbij rekening met vertragende factoren, zoals de tijd die je nodig hebt om feedback te krijgen van collega’s/partners.
- Ook als je project geen tussentijdse rapportering vraagt (bv. na zes maanden), plan je die best zelf in, om de drie of zes maanden. Enerzijds kan je zo snel op de bal spelen als er informatie ontbreekt (wie vindt dat treinticketje na een jaar nog terug?). Anderzijds heb je zo al veel klaarstaan voor je eindrapportering en heb je een ritme ingebouwd. Je weet al wat je tegen wanneer moet verzamelen, bij wie je daarvoor terechtkan,…
- Zorg dat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor het opmaken van de rapportering en dat die persoon het recht heeft om mensen achter de veren te zitten. Als die persoon informatie opvraagt, moet iedereen beseffen dat die nodig is om de goedgekeurde projectsubsidie ook effectief te ontvangen.
Wil je naast de rapportering ook weten hoe je de meerwaarde van je project maximaliseert in de afrondingsfase? Lees dan zeker het artikel in de volgende Subsidiesleutel hierover.
